zondag 31 december 2017

Crowdsourcing

Dit is mijn terugblik op 2017, over hoe ik een digitale vrijwilliger werd en wat ik daarvan heb geleerd. Maar ook: hoe kun je na een ramp tools zoals Slack gebruiken met een groep vrijwilligers?

Inhoud

  1. Digitale vrijwilliger, een 'crowdsourcing volunteer'
  2. Hoe je Slack kunt gebruiken
  3. Google formulieren, documenten en spreadsheets
  4. Hoe kun je zoeken op Twitter en Facebook
  5. Geodata
  6. Wat te doen als de groep te snel groeit?
  7. Overheidsinstanties en hulpverleningsdiensten
  8. Wordt vervolgd....
1. Digitale vrijwilliger
In 2014 leerde ik op mijn opleiding Crisismanagement dat zelfredzaamheid belangrijk is. In hoeverre een gemeenschap in staat is te herstellen na een ramp hangt af van de mate van voorbereiding maar ook van de sociale netwerken. In Nederland is op het internet, Twitter en in Facebook (groepen) nog niet zoveel te vinden over hulpverlening door digitale vrijwilligers. In de Verenigde Staten is in verhouding meer informatie te vinden over digitale vrijwilligers vanwege vele rampen die daar plaatsvinden.

Mijn eerste ervaring als digitale vrijwilliger was in 2014 bij de 'Snowed Out Atlanta Facebookgroup' van Michelle Sollicito, nu DisasterReliefAtlanta .

Daarna volgde ik een aantal online webinars van o.a. Ready.gov en FEMA/CERT. In 2017 ben ik partner geworden van Do1thing, om bewustzijn te creëren over het belang van het treffen van voorbereidingen. Zij bieden ook online cursussen aan, net als bij de Fema. Ik heb een aantal gevolgd om te kijken wat wij daarvan zouden kunnen leren en gebruiken in Nederland. Ook daar werd vaak het belang genoemd van burgers die fysiek of digitaal bijdragen aan het herstel na een ramp.

Na 'hurricane Harvey' kwam er een Tweet voorbij waarbij om hulp werd gevraagd. Ik sloot mij toen aan bij de groep HarveyRelief (later volgde er een afsplitsing in CrowdRescueHQ). Daarna kwam helaas al snel de orkaan Irma er achteraan. Michelle Sollicito maakte een Facebookgroup HelpIrma aan, zij vroeg mij erbij als een 'admin'. Indien daar in een deel van de regio het stroom zou uitvallen, dan zou ik vanuit Nederland in elk geval de groep draaiende kunnen houden. Inmiddels ben ik ook vrijwilliger geworden bij de StandbyTaskForce en lid van de Crisismappers groep.





Al eerder schreef ik over het belang van het vormen van sociale netwerken en van Social Media. Crowdsourcing volunteers, digitale vrijwilligers, worden steeds waardevoller voor hulpverlenende organisaties. Organisaties zoals FEMA gebruiken data die verzameld is met crowdsourcing. Deze digitale vrijwilligers hebben vaak ook een professionele achtergrond. Zij werken erg hard en leveren veel waardevolle data, maar vooral tijdens grote rampen is de werkdruk erg groot. Door de vrijwilligers goed te informeren en tijdig te instrueren hebben beide partijen meer aan elkaar. Hopelijk gaan hulporganisaties en crowdsourcing volunteers in de toekomst steeds meer samenwerken. Hieronder beschrijf ik de tools die daarvoor gebruikt kunnen worden.

Zo begon het met HarveyRelief: "When Hurricane Harvey slammed into Houston, emergency dispatchers said: "Call for rescue. We aren't checking Twitter." Survivors, unable to get through to 911, did what came naturally - they turned to social media. We saw their cries for help, and we answered. In one hour, we launched an interactive, live updated map so volunteer boat rescuers knew exactly where to go. In one week, 700 volunteers worked together to help save 5,500 lives." Voor dit soort acties zijn er verschillende middelen beschikbaar zoals Fulcrumapp Tableau, Slack, NAPSG Foundation, Esri en natuurlijk Google.
 Bij HarveyRelief werd gebruik gemaakt van de Zello app (Walkie Talkie app) om met de reddingswerkers Cajun Navy 2016 te kunnen communiceren.

2. Slack

Ik heb geleerd om met Slack te werken, dat is een handige tool om met vrijwilligers te werken. Het bestaat nog niet zo heel lang, maar veel gebruikers hebben de mogelijkheden ontdekt. Het is echter maar tot een maximaal aantal gebruikers gratis. De groepen zijn niet openbaar, het werkt als een soort forum. Hiervoor moet je dus wel worden uitgenodigd om toegang te krijgen, dit kan via een mail of via het invullen van een Google formulier. Het kan gebruikt worden op een PC, laptop of mobiel. Het werkt met meerdere 'Channels' (kanalen), te gebruiken als mapjes over verschillende onderwerpen. Het is wel belangrijk dat je in elk kanaal goed uitlegt wat het doel van dat kanaal is. Je kunt ook een 'channel' gebruiken voor instructies/trainingen voor de nieuwe vrijwilligers. B.v. hoe je goede Tweets, foto's of Facebook posts kunt vinden, hoe je Slack kunt gebruiken en de ikoontjes. Maar ook waar je de data kunt invoeren of de linkjes die je gevonden hebt. Zo kunnen vrijwilligers lezen wat ze kunnen doen en hoe ze dat moeten doen. Bij de StandByTaskForce hebben ze ook een pagina waarop je een training kunt volgen en ik kreeg zelfs een persoonlijke uitleg.

In Slack kun je ook bestanden toevoegen. Je kunt ze terugvinden via het zoekvenster of 'more items' rechts bovenin het scherm. Alle bestanden zoals foto's, Pdf's, Google docs staan in diezelfde map. Je kunt wel onderscheid maken tussen 'recent' en 'relevant', of tussen eigen mappen of die van iedereen. Links naar Google docs of spreadsheets kun je delen via verschillende 'channels' of je kunt ze 'pinnen' (vastprikken). Bovenaan zit een 'knop' waarmee je die dan kunt terugvinden. Toch zou ik zelf een speciaal kanaal voor de links naar de belangrijkste bestanden met daarbij de zoekwoorden ook wel handig vinden.


Slack heeft echter ook een 'status tool', die wordt niet altijd gebruikt.
Bij een grote groep kun je dan wel erg veel berichten voorbij zien komen
zoals: ik ben even een paar uurtjes weg, of: "Ik ben terug!". Het is ook aan te bevelen om een 'chat' kanaal te maken, oftewel 'banter', 'chat' of 'wander-inn'. Vrijwilligers kunnen dan toch af en toe lekker met elkaar chatten zonder de tijdlijn van de belangrijke berichten te vullen. Wat ook heel belangrijk is: sommige vrijwilligers maken lange dagen en werken soms onder grote druk omdat ze de gevolgen zien van grote rampen. Dus dit kan verschillende emoties teweeg brengen. Maak daarom ook altijd een kanaal waar ze terecht kunnen voor wat emotionele steun. Indien mogelijk geleid door een professional, of geef ze informatie over andere organisaties die ze zouden kunnen helpen.


3. Google formulieren, documenten en spreadsheets

Je kunt Google formulieren gebruiken om je in te schrijven als vrijwilliger of om akkoord te gaan met de (privacy) regels. Google formulieren kunnen ook worden gebruikt om data toe te voegen aan de spreadsheet. Ik denk zelf wel dat dit tijdrovend is en dat vrijwilligers hierdoor sneller afhaken. 

In Google documenten kun je bijvoorbeeld een handleiding aanmaken voor de vrijwilligers. Maar je kunt ook in Google documenten met een aantal mensen samenwerken.

Google sheets geeft je de mogelijkheid om net als in Excel een tabblad per thema aan te maken voor elk onderwerp waaraan je werkt en het is mogelijk om er met meerdere mensen in te werken. Het is wel handig om die groep niet al te groot te makenHet is handiger om de instructies altijd bovenaan het document, of op het eerste tabblad van de spreadsheet te zetten. Deze instructies moeten duidelijk aangeven hoe elke pagina of elke sheet gebruikt moet worden. Zijn het alleen achtergronddocumenten, moet je iets opzoeken en aanvullen? Wanneer er teveel gebruikers mee bezig zijn kan een spreadsheet regelmatig vastlopen. Wanneer er verkeerde data wordt toegevoegd kan de 'formule' niet meer werken. Ik ben geen techneut, maar het lijkt mij daarom wel belangrijk dat je regelmatig zelf een kopie maakt. Of gebruik een werkdocument/sheet en kopieer dan die data steeds naar het echte document die dan pas gekoppeld is aan de kaart. Je werkt tenslotte toch met vrijwilligers die soms ook per ongeluk de verkeerde dingen doen. 

Sommige mensen kunnen ook hele goede tips hebben, zorg dat je die tips ook ergens kunt verzamelen en eventueel kunt uitproberen. Ik had het geluk gebruik te kunnen maken van een handige Twittertool van Michele en Mathias Hansen van Geocodio. Die zocht en filterde de Tweets met de meest gebruikte #hashtags. De 'CSV data' (komma gescheiden bestand) zette ik om in een Excel spreadsheet. Daar was nog een handmatige actie bij nodig om het goed te matchen met de kolommen in de spreadsheet. Maar er was toen op dat moment geen tijd/kennis om dit verder uit te werken. Gezien de omstandigheden wel te begrijpen. Maar het is natuurlijk erg zonde, gelukkig is de Geocodio tool uiteindelijk wel door het Rode Kruis gebruikt.


4. Twitter en Facebook

Voor Twitter zijn er verschillende zoekmogelijkheden, maar leg wel goed uit aan de vrijwilligers hoe je deze kunt gebruiken. In het zoekvenster kun je bijvoorbeeld lang:en typen voor Tweets in het Engels, of exclude:retweets gebruiken om retweets uit te sluiten, filter:images geeft je alleen de foto's. Leg uit welke @organisaties ze het beste kunnen volgen of screenen. Bijvoorbeeld die van de Veiligheidsregio's, brandweer of gemeenten, maar ook naar welke #hashtags ze moeten zoeken zoals #storm of #overstroming. Deze afbeelding laat de verschillende mogelijkheden goed zien:
Twitter Search
Bron: https://img.labnol.org/di/twitter.search.png


Relevante Facebook berichten zijn lastiger om te vinden, maar geef instructies hoe ze naar pagina's kunnen zoeken van bepaalde organisaties of groepen. Er zijn ook verschillende tools die ze hiervoor kunnen gebruiken https://www.hashatit.com/ of een App van Slack zoals http://mediatrigger.io/ Op deze manier kun je relevante groepen of pagina's vinden. Er zijn ook een aantal zoekfuncties in Facebook zelf:
  1. Vul het woord in het zoekvenster in dat je zoekt
  2. kies voor geplaatst door: 'iedereen'
  3.  geplaatst in welke groep: 'alle'
  4. getagde lokatie: kies een plaats of land
  5. datum: kies een maand of het jaar
5. Geodata
Voor veel hulporganisaties is geodata (kaarten) erg belangrijk om hun werk goed te kunnen doen. Hierbij maken ze gebruik van Crowdsourcing. Vrijwilligers zoeken dan bijvoorbeeld uit wat de X en Y coördinaten zijn die horen bij bepaalde foto's (gevonden via Twitter of Facebook) of ze vullen kaarten aan met informatie over straten en gebouwen. Via de satelliet zoekfunctie kun je coördinaten vinden op Google maps. Bij een luchtfoto kun je de volgende optie gebruiken: wat is hier? Dan kun je daarna kiezen voor 'geef me de coördinaten van deze plaats', dit is erg handig. 

Veel organisaties gebruiken OpenStreetMaps zoals  EsriArcgisFulcrumApp en Missing Maps, opgericht door het Amerikaanse Rode Kruis en Engelse Rode kruis, Artsen zonder Grenzen en 'the Humanitarian OpenStreetMap Team'. 

Via Google Maps kun je ook een 'placelist', een lijst met plaatsen maken. Deze optie is ook te gebruiken om deze lijst met anderen te delen om aan te geven waar er bijvoorbeeld hulp gevraagd wordt. https://support.google.com/maps/answer/7280933?co=GENIE.Platform%3DAndroid&hl=en

6. Groep te groot?
Soms wordt de groep leden opeens te groot, meerdere admins zijn dan erg bruikbaar en gewenst.  Facebook groep 'Snowed Out Atlanta' was de snelst groeiende Facebook groep ooit in 2014.  Het was daarom nodig om op korte termijn meerdere admins toe te voegen om het werk te kunnen blijven doen. Maar dat geeft soms ook bepaalde risico's: Michelle Sollicito werd geblokkeerd in haar eigen groep. Dus bedenk van te voren goed wie je als admin zou willen toevoegen, kies mensen die je goed vertrouwd.  Je kunt ook nadenken of een opslitsing in meerdere groepen een optie is, bijvoorbeeld per regio of thema.

Ook een groep vrijwilligers kan dus te snel groeien.... Zelf was ik vrijwilliger nr. 52 in een groep, maar op een gegeven moment waren het er ruim 700, dus zorg ervoor dat je afspraken hebt gemaakt met organisaties zoals Google, Slack, Facebook. Vraag of ze je kunnen helpen in noodsituaties als de groep vrijwilligers te groot wordt, zodat niet alles vastloopt. Of weet op zijn minst wie je daarvoor zou kunnen benaderen of een telefoonnummer/e-mailadres hebt van een contactpersoon. 


7. Overheidsinstanties en hulporganisaties

Wanneer overheden en hulporganisaties hulp willen gebruiken van vrijwilligers, dan is het wel handig dat vrijwilligers weten waar zij zich kunnen aanmelden. Sommige digitale vrijwilligersgroepen worden namelijk 'geactiveerd' door overheden en hulporganisaties. Ik denk echt dat een zekere coördinatie/aansturing door 'officiële' instanties nodig is. Dat blijkt ook al uit de diverse onderzoeken en rapporten. Zij kunnen belangrijke informatie en data delen, b.v. belangrijke websites, adressen of telefoonnummers. Het Rode Kruis Nederland heeft bijvoorbeeld Ready2Help. Dit zouden andere hulporganisaties ook kunnen gaan doen. Zorg dat je nu met elkaar in contact komt en alvast informatie kunt delen!


Je kunt deze (Engelstalige) YouTube webinar over dit onderwerp volgen: "Lessons learned from 2017 hurricane season". Het filmpje geeft aan dat de rol van het publiek (buren en burgers) erg belangrijk is en dat de hulporganisaties naar mogelijkheden moeten zoeken om een team te gaan vormen. De FEMA hield hiervoor op de 21ste oktober via Slack een 'Hackaton' met als titel 'Crowdsourcing exchange'. Daar heb ik ook aan meegedaan, dus het begin is er... Nu hier in Nederland nog: digitale vrijwilligers, de burgerhulpverleners moeten geïntegreerd worden in alle toekomstige rampenplannen!

8. Wordt vervolgd....

Ook al heb ik een hoop geleerd jaar, er is nog veel werk te doen om hulpverleningsorganisaties en burgers samen te brengen. Zowel fysieke als digitale netwerken zijn nodig om goed te kunnen samenwerken! Maar de natuurrampen in 2017 hebben ook laten zien hoe belangrijk sociale media zijn. Ook een tool van Ralf Mohnen van Nederland 2.0 kan een grote rol gaan spelen, nieuwsartikelen uit duizenden bronnen worden automatisch binnengehaald, gefilterd en ingedeeld.  Daarmee kunnen de crowdsourcing volunteers dan weer mee aan de gang. Tot slot: wanneer iemand meer wil weten over deze onderwerpen, stuur me dan een e-mail of laat hieronder een berichtje achter. Ik wil graag mijn ervaringen met je delen! (Alhoewel ik vanwege de geheimhoudingsafspraken met de groepen niet alles mag/kan vertellen).